Comment Osidoc a-t-il transformé le traitement des évolutions de carrières et la distribution d’actions chez Natixis RH Corporate ?
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5 utilisateurs Osidoc
Exploitation d’Osidoc interactif et batch
Exploitation multilingue d’Osidoc
Contexte du client
Une entité d’un grand groupe bancaire employant 22 000 salariés répartis dans plus de 23 pays, faisait face à des difficultés importantes pour le traitement annuel des évolutions de carrière et la distribution d’actions. Ces opérations critiques étaient sources de stress pour les collaborateurs en charge, en raison de leur complexité et de la sensibilité du sujet. Les principaux défis rencontrés incluaient :
Ressources humaines surchargées : deux informaticiens à plein temps étaient mobilisés toute l’année pour gérer les processus complexes et manuels, prenant ainsi beaucoup de temps et d’efforts.
Longue durée des campagnes : chaque campagne durait environ 6 mois, entraînant des retards importants dans la communication et la mise en œuvre des décisions.
Manque de flexibilité : difficulté de mise à jour des modèles, tant en termes de charte graphique que d’adaptation aux nouvelles règles métiers. Toute modification nécessitait des développements supplémentaires.
Processus de validation inefficace : les validations nécessitaient des impressions multiples avant émission, augmentant le risque d’erreurs.
- Erreurs récurrentes : les erreurs fréquentes dans les documents nécessitaient des retraitements coûteux et engendraient des remontées d’erreurs à la Direction Générale du Groupe.
- Gestion fragmentée : les documents produits devaient être retraités dans divers environnements applicatifs tiers tels que la GED, le système de gestion de carrière et le système de paie, ce qui augmentait la complexité et le risque d’incohérences.
L’intervention Osidoc
Osidoc a permis de simplifier et d’optimiser le processus de gestion des évolutions de carrière et de distribution d’actions dans le groupe en proposant une solution de gestion documentaire automatisée et flexible. Voici les principales actions entreprises par Osidoc :
Automatisation des processus : mise en place d’une solution permettant de gérer automatiquement les campagnes d’évolution de carrière et de distribution d’actions, réduisant ainsi la dépendance aux ressources informatiques dédiées.
Validation simplifiée et réduction des erreurs : les validations se font désormais selon des règles métier prédéfinies, éliminant le besoin d’impressions multiples, les besoins de corrections manuelles et ce faisant, réduisant considérablement le risque d’erreurs humaines.
Dématérialisation et intégration des systèmes : Osidoc a mis en place une solution de dématérialisation totale, avec l’envoi automatisé des documents par courriel ou via le coffre-fort électronique du salarié. Les systèmes tiers (GED, gestion de carrière, paie, etc.) sont alimentés automatiquement, supprimant tout retraitement manuel.
Les résultats
L’intervention d’Osidoc a transformé la gestion des processus RH au sein du groupe, offrant des avantages tangibles et mesurables :
Réduction du stress des collaborateurs : les campagnes annuelles sont plus simples à gérer grâce à l’automatisation du processus.
Élimination des besoins en ressources informatiques dédiées : aucun informaticien n’est désormais nécessaire pour gérer ces campagnes, permettant à l’entreprise de redéployer ces ressources vers des projets à plus forte valeur ajoutée.
Flexibilité accrue : les changements des modèles, qu’ils concernent les règles métiers ou la présentation des documents, sont pris en compte immédiatement sans impact majeur sur le flux de travail.
Accélération des processus : les campagnes sont maintenant finalisées en moins d’un mois, une réduction significative par rapport aux 6 mois précédents.
Amélioration de la qualité et de la conformité : plus aucune erreur ou remontée à la Direction Générale, garantissant des documents conformes dès la première émission.
Passage à une gestion sans papier : grâce à la dématérialisation totale des processus, l’entreprise a réalisé des gains environnementaux et économiques importants en supprimant le papier.
Efficacité opérationnelle accrue : l’intégration automatisée avec les systèmes tiers assure une fluidité et une cohérence dans la gestion des données RH.
En conclusion, grâce à l’intervention d’Osidoc, le groupe a pu moderniser et optimiser ses processus de gestion des évolutions de carrière et de distribution d’actions, améliorant ainsi l’efficacité, la conformité et la satisfaction des collaborateurs.
A l’issue de ce projet, Osidoc a été urbanisé en tant que service de rédaction et de production de documents contractuels intégré aux applications du SIRH et en lien avec l’eSignature pour gérer la relation contractuelle avec les collaborateurs (contrat, avenant, document de tout type) permettant une entière maîtrise de ses documents RH par la DRH. Osidoc est maintenant exploité par une centaine de collaborateurs.
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