Comment Osidoc a-t-il révolutionné l'industrialisation des documents en backoffice pour le Groupe Crédit Mutuel Arkéa ?
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370 agences
20 sociétés
5.000 utilisateurs Osidoc en interactif
Contexte du client
Avant l’intervention d’Osidoc, le Groupe Crédit Mutuel Arkéa, avec ses 370 agences et plus de 20 sociétés, rencontrait de nombreux défis dans l’industrialisation de la gestion documentaire au niveau du backoffice. Les principales difficultés étaient les suivantes :
Dépendance aux modèles Word personnalisés : Les outils mis en place par le service informatique ne correspondaient pas aux besoins des utilisateurs finaux. En conséquence, les agences exploitaient des modèles Word qui étaient souvent personnalisés par chaque utilisateur. Cette situation entraînait une absence de charte graphique cohérente, des fautes d’orthographe, des documents non conformes, et des problèmes de standardisation.
Gestion complexe du papier à en-tête et des espaces de stockage : Chaque entité traitée par les agences devait gérer ses propres stocks de papier à en-tête, entraînant une gestion logistique coûteuse et complexe.
Validation manuelle et lenteur des processus : Les circuits de validation impliquaient de multiples impressions intermédiaires, ce qui non seulement ralentissait le processus de réponse aux clients, mais augmentait également les coûts d’impression et les erreurs potentielles.
Perte d’informations et saisie manuelle : Les informations se perdaient souvent dans les dossiers clients et devaient être retraitées dans divers environnements applicatifs tiers tels que les applications métiers, la Gestion Électronique des Documents (GED), et la Business Intelligence (BI). De plus, les responsables d’agence saisissaient manuellement les statistiques de traitement de courrier dans Excel pour la BI, rendant le processus inefficace et sujet aux erreurs.
Problèmes d’impression et de logistique : Chaque agence utilisait ses moyens d’impression locaux et un service de courrier interne, ce qui engendrait des coûts élevés en matériel et en main-d’œuvre.
L’intervention Osidoc
Pour résoudre ces problèmes, Osidoc a été déployé comme solution d’industrialisation des documents en backoffice, apportant des changements stratégiques majeurs :
Centralisation et normalisation des modèles de documents : Osidoc a remplacé l’utilisation de Microsoft Word sur les postes de travail par une plateforme centralisée où tous les modèles de documents sont mis à jour en temps réel. Cela a permis une gestion cohérente de la charte graphique et la conformité des contenus, tout en évitant les erreurs de personnalisation.
Automatisation des processus de validation et de traçabilité : Les circuits de validation, auparavant manuels et coûteux en impressions intermédiaires, ont été entièrement automatisés avec Osidoc. Cette automatisation a permis une traçabilité complète de tous les courriers et une validation en temps réel sans papier, augmentant ainsi l’efficacité et la rapidité des réponses aux clients.
Dématérialisation et optimisation des moyens d’impression : Osidoc a supprimé la gestion du papier à en-tête et les services courrier des agences. Désormais, les documents sont soit envoyés par courriel avec des pièces jointes ou intégrés dans le corps du courriel, soit imprimés centralement pour les clients sans adresse électronique. Cette optimisation a permis de supprimer les imprimantes locales des agences, réduisant ainsi les coûts et les impacts environnementaux.
Automatisation du traitement et de l’intégration des données : Le retraitement des informations dans différents environnements applicatifs tiers (GED, applications métiers, BI) a été automatisé, éliminant ainsi les besoins de ressaisie et les erreurs associées. Osidoc a assuré une intégration parfaite et cohérente du système d’information en temps réel.
Collecte automatique des statistiques pour la BI : Les données statistiques de traitement de courrier, auparavant saisies manuellement dans Excel, sont désormais automatisées grâce à Osidoc, améliorant la fiabilité et la rapidité de la collecte de données pour la BI.
Simplicité d’utilisation sans formation spécifique : Osidoc a banalisé les processus pour tous les utilisateurs, rendant l’outil intuitif et facilement utilisable sans nécessiter de formation spécifique.
Les résultats
L’intégration d’Osidoc a permis au Groupe Crédit Mutuel Arkéa d’atteindre des gains significatifs en termes d’efficacité, de conformité et de réduction des coûts :
Réduction des coûts et simplification logistique : La suppression des imprimantes locales, des services courrier et du papier à en-tête a considérablement réduit les coûts opérationnels et simplifié la logistique des agences.
Accélération des réponses aux clients : L’automatisation des circuits de validation et l’utilisation de moyens d’impression optimisés ont permis de répondre aux clients de manière beaucoup plus rapide et efficace.
Amélioration de la conformité et de la qualité des documents : La centralisation des modèles et la personnalisation contrôlée des documents ont assuré une conformité totale des contenus, éliminant les fautes d’orthographe et les incohérences de présentation.
Traçabilité et automatisation des processus : La traçabilité des courriers et l’automatisation des retraitements dans les environnements applicatifs tiers ont permis une gestion transparente et cohérente des dossiers clients, tout en éliminant les erreurs et les pertes d’informations.
Système d’information intégré et cohérent : La suppression des saisies manuelles et l’automatisation de la collecte de données statistiques ont permis de garantir une intégrité et une cohérence parfaites des données dans le SI, offrant une vision en temps réel des performances.
En conclusion, l’intervention d’Osidoc a permis au Groupe Crédit Mutuel Arkéa de transformer et d’industrialiser la gestion de ses documents en backoffice, en apportant plus de fluidité, de rapidité, de conformité, et en réduisant significativement les coûts associés à ces processus.
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