Comment Osidoc a-t-il transformé la gestion documentaire du réseau FNAIM ?
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Tous les domaines de l’immobilier (transaction, location, …)
Exploitation : 95 % en français et 5 % en anglais
Lien ERP + e-signature
Contexte du client
Avant l’intervention d’Osidoc, la Fédération Nationale de l’Immobilier, qui fédère environ 10 000 agences immobilières, faisait face à plusieurs défis complexes liés à la gestion de ses documents contractuels et administratifs dans les domaines de la transaction, de la location, des ressources humaines, et autres. Les problèmes rencontrés étaient :
Processus manuels et longs pour la mise à jour des documents : La direction juridique (DJ) de la FNAIM utilisait Microsoft Word pour la création et la mise à jour des préimprimés destinés aux agences. Une fois les documents validés en interne, ils étaient envoyés à un graphiste pour la mise en forme, puis à un imprimeur pour le « bon à tirer ». Ce processus manuel, impliquant plusieurs allers-retours entre parties prenantes, durait au minimum 6 mois pour chaque mise à jour.
Risques juridiques élevés : En raison de la lenteur des mises à jour et des quantités importantes de préimprimés commandées pour des raisons économiques, de nombreuses agences utilisaient des documents obsolètes pendant des mois, voire des années. Un sondage a révélé que plus de 90 % des mandats de vente produits par le réseau FNAIM contenaient des erreurs et étaient juridiquement dénonçables, notamment à cause d’une clause mandataire incorrecte.
Coûts et inefficacités liés aux formations et à la gestion des documents : La FNAIM organisait des formations en région pour former environ 40 000 commerciaux à la rédaction des préimprimés, entraînant des coûts importants et des interruptions de travail. De plus, les agences devaient stocker des quantités importantes de préimprimés, occupant de l’espace et complexifiant la logistique.
Déphasage et manque de réactivité : La mise à jour des documents dans l’ERP utilisé par les adhérents de la FNAIM nécessitait un développement supplémentaire à chaque modification effectuée par la direction juridique. Ce processus coûteux entraînait des retards, rendant les documents disponibles dans l’ERP souvent obsolètes.
L’intervention Osidoc
Pour résoudre ces problèmes, Osidoc a été déployé pour moderniser et automatiser la gestion documentaire au sein du réseau FNAIM, avec une approche en plusieurs étapes :
Centralisation et automatisation des mises à jour : Osidoc a remplacé les préimprimés gérés sur le web et par les imprimeurs. Désormais, toutes les mises à jour des documents sont effectuées par la direction juridique via Osidoc, garantissant une diffusion immédiate des versions les plus récentes et éliminant les risques d’erreur juridique liés à l’utilisation de documents obsolètes.
Deux modes d’utilisation d’Osidoc avec personnalisation :
- Téléchargement sécurisé de préimprimés : Pour les agences réticentes à changer leurs méthodes, Osidoc propose un téléchargement de préimprimés qui intègrent automatiquement une clause mandataire correcte et sécurisée.
- Rédaction assistée : Pour les autres agences, Osidoc permet une rédaction assistée des documents, garantissant une conformité juridique et un gain de temps significatif.
Suppression des formations coûteuses et rationalisation des processus : Grâce à Osidoc, les commerciaux peuvent se former directement via l’outil, supprimant le besoin d’organiser des formations en région. Les mises à jour de documents sont automatisées pour tous les canaux, y compris l’ERP immobilier, l’e-signature, etc., garantissant la cohérence des informations et des documents à travers tout le réseau.
Les résultats
L’implémentation d’Osidoc a permis à la FNAIM d’atteindre des résultats significatifs :
Réduction des risques juridiques : L’élimination des préimprimés obsolètes a totalement supprimé le risque de non-conformité des documents, garantissant la validité juridique de tous les contrats et mandats produits par les agences.
Optimisation des coûts et de la logistique : Plus besoin de stockage de préimprimés dans les agences, ce qui libère de l’espace et réduit les coûts liés à l’impression et à la gestion des stocks. Les processus logistiques des agences sont également simplifiés, avec des réponses plus rapides aux clients.
Amélioration de l’efficacité opérationnelle : Les agences peuvent désormais traiter les documents plus rapidement grâce à une automatisation complète, réduisant considérablement les temps de traitement et les erreurs humaines. Le système d’information (SI) est désormais intégré et cohérent en temps réel, éliminant les ressaisies manuelles et assurant un suivi parfait des versions de documents.
Adoption accrue des nouvelles technologies par les agences : La simplification de l’utilisation d’Osidoc, sans nécessité de formation supplémentaire, a facilité l’adoption de la solution par toutes les agences, garantissant une uniformité et une efficacité accrues dans la gestion documentaire à l’échelle nationale.
Grâce à Osidoc, la FNAIM a transformé sa gestion documentaire en un processus centralisé, sécurisé et automatisé, offrant une meilleure conformité, une efficacité opérationnelle accrue et une réduction des coûts pour ses agences.
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