Comment Osidoc a révolutionné la gestion des documents contractuels chez Natixis et Crédit Agricole CIB ?
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Déport de la rédaction des documents contractuels au niveau opérationnelles
Documents : lettre de tout type et contrats complexes dans tous les domaines, courriels
Exploitation interactive de la solution –
Exploitation multilingue
Contexte du client
Avant l’intervention d’Osidoc, Natixis et Crédit Agricole CIB, deux grandes banques d’investissement, rencontraient de nombreuses difficultés dans la gestion des documents contractuels au niveau de leurs entités opérationnelles à travers le monde, telles que les hedge funds, asset managers, final terms, et FBF (Fédération Bancaire Française). Les problèmes principaux identifiés étaient :
Utilisation inefficace de modèles Word : Les outils développés en interne par l’informatique n’étaient pas adaptés aux besoins spécifiques des utilisateurs, ce qui les contraignait à utiliser des modèles Microsoft Word pour la rédaction des documents contractuels. Cette situation entraînait une hétérogénéité des documents produits, un manque de contrôle et une difficulté à maintenir la conformité.
Processus de publication décentralisés et manuels : Les modèles de documents et leurs notices de remplissage étaient publiés au niveau opérationnel, avec des tableaux Excel de liaison avec la direction juridique centralisée. Ce mode de fonctionnement provoquait des allers-retours constants pour le retraitement de chaque document contractuel, rendant le processus long et sujet à des erreurs.
Circuits de validation inefficaces : Le processus de validation des documents contractuels nécessitait de multiples impressions intermédiaires, entraînant une perte de temps considérable, des coûts élevés et un impact environnemental négatif.
Problèmes de spécialisation et de lenteur : Les utilisateurs étaient spécialisés par processus, ce qui rendait difficile la gestion des absences et augmentait la lenteur des réponses. En outre, l’utilisation des moyens d’impression locaux et des services courrier compliquait davantage le processus et allongeait les délais de traitement.
Perte d’informations et retraitements coûteux : La perte d’informations dans les dossiers clients était fréquente, entraînant des retraitements fastidieux dans divers environnements applicatifs tiers, tels que les applications métiers, la Gestion Électronique des Documents (GED), la conformité (Compliance), et la Business Intelligence (BI). Cette situation conduisait à une incohérence et à une inefficacité globale du système d’information.
L’intervention Osidoc
Pour répondre à ces problématiques complexes, Osidoc a été déployé chez Natixis et Crédit Agricole CIB, apportant une transformation complète de la gestion documentaire. L’intervention d’Osidoc a impliqué les actions suivantes :
Remplacement des modèles Word par une solution unique : Osidoc a été introduit pour remplacer complètement l’utilisation des modèles Microsoft Word. Cette nouvelle solution permet une exploitation unique des modèles de documents, centralisant la gestion et assurant une mise à jour cohérente et contrôlée.
Centralisation et traçabilité des modèles de documents : Avec Osidoc, tous les modèles de documents sont mis à jour de manière centralisée, garantissant une conformité des contenus et des présentations. Chaque modification est tracée, offrant une transparence totale et une visibilité sur l’historique des changements.
Automatisation des circuits de validation : Osidoc a supprimé la nécessité des impressions intermédiaires en automatisant entièrement les circuits de validation. Cette automatisation a non seulement réduit les délais de traitement mais aussi minimisé les erreurs humaines, garantissant une conformité réglementaire.
Optimisation de la publication des documents : Osidoc a optimisé la publication des documents contractuels en utilisant des moyens centraux d’impression pour les clients sans adresse courriel, et en envoyant des documents par courriel (en pièces jointes ou dans le corps du message). Cette méthode a permis de réduire les coûts d’impression et d’accélérer la communication avec les clients.
Uniformisation et simplification des processus pour tous les utilisateurs : Tous les utilisateurs, quel que soit leur niveau de spécialisation ou leur localisation géographique, peuvent désormais utiliser Osidoc sans formation préalable spécifique. Les processus de rédaction de documents sont banalisés, simplifiant ainsi l’utilisation de l’outil et permettant une adoption rapide.
Automatisation des retraitements dans les systèmes tiers : Osidoc a intégré des fonctions de retraitement automatisé dans divers environnements applicatifs tiers tels que les applications métiers, la GED, et la BI. Cette intégration a éliminé les ressaisies manuelles et a permis une cohérence en temps réel des données dans le système d’information.
Les résultats
L’intégration d’Osidoc chez Natixis et Crédit Agricole CIB a permis de réaliser des améliorations significatives dans la gestion des documents contractuels à l’échelle mondiale :
Réduction drastique des coûts et des délais : En supprimant l’utilisation de Microsoft Word, les imprimantes locales et en optimisant les circuits de validation et les moyens de publication, Osidoc a permis de réduire les coûts opérationnels de manière significative. Les délais de réponse ont été considérablement réduits, offrant ainsi une meilleure réactivité aux besoins des clients.
Amélioration de la conformité et de la qualité des documents : La centralisation des modèles de documents et l’automatisation des circuits de validation ont permis de garantir que tous les documents produits sont conformes aux standards de qualité et de présentation requis par les régulateurs et les parties prenantes internes.
Cohérence et intégrité du système d’information : Grâce à l’automatisation des processus de retraitement dans les systèmes tiers, les données sont désormais intégrées et cohérentes en temps réel, sans aucune ressaisie manuelle. Cela a éliminé les erreurs et a assuré une meilleure qualité des données.
Simplicité d’utilisation et adoption rapide : L’outil Osidoc a été conçu pour être accessible à tous les utilisateurs sans besoin de formation spécifique, facilitant ainsi son adoption à grande échelle. La banalisation des processus a également permis de simplifier la gestion documentaire et de réduire les coûts de formation.
Réduction de l’impact environnemental : En éliminant les impressions intermédiaires et en optimisant la publication électronique des documents, Osidoc a contribué à réduire l’empreinte carbone des deux banques, en ligne avec leurs objectifs de responsabilité sociétale.
En conclusion, l’intégration d’Osidoc chez Natixis et Crédit Agricole CIB a permis de transformer la gestion des documents contractuels, offrant une solution innovante et efficace qui améliore la conformité, réduit les coûts, et accélère les délais de traitement, tout en simplifiant l’expérience utilisateur et en alignant les processus avec les objectifs stratégiques des deux institutions.
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