Comment Osidoc a révolutionné la production documentaire chez BNP Paribas Real Estate ?
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Exploitation d’Osidoc dans toutes ses formes (batch, transactionnel, interactif)
Création d’un service Osidoc au sein de la DSI
Documents : construction, vente, location, gestion
Contexte du client
BNP Paribas Real Estate (BNPP RE), une filiale du groupe BNP Paribas spécialisée dans l’immobilier, rencontrait des défis majeurs dans la gestion de ses documents dans les domaines de la transaction, de la location, des RH, et plus encore. Voici les problèmes identifiés avant l’intervention d’Osidoc :
Production manuelle et chronophage des documents : la création de documents commerciaux, de location et de gestion se faisait par fusion et publipostage manuel, en utilisant des outils comme Microsoft Word. Cette méthode semi-automatique était lourde et impliquait des manipulations répétitives d’exportation de données et de fusion de documents. Les commerciaux créaient par copiés-collés des offres commerciales des Powerpoint de présentation à leurs clients.
Perte de temps des commerciaux : les 600 commerciaux consacraient plus de 50 % de leur temps à la préparation des offres commerciales, réduisant leur temps disponible dédié à la vente et la négociation.
Absence de solution éditique intégrée : l’absence de solution d’éditique au sein de la SI entraînait une dispersion des processus et un manque de cohérence dans la production des documents. Cela se traduisait par des inefficacités organisationnelles et une charge administrative importante.
L’intervention Osidoc
Pour résoudre ces problèmes, Osidoc a été urbanisé dans le SI comme outil éditique centralisé. Voici les étapes clés de l’intervention d’Osidoc :
Automatisation de la génération des offres commerciales : génération en mode transactionnel, éliminant ainsi les processus semi-automatiques d’exportation de données et de fusion de publipostage sous Microsoft Word.
Intégration avec des solutions du marché : Osidoc a été intégré avec trois systèmes principaux : SAP, SIBEL et un système de géolocalisation. Cette intégration a permis de centraliser et d’automatiser le flux de données entre ces systèmes, garantissant une cohérence et une précision des informations dans les documents générés.
Développement d’un module PowerPoint automatisé : après un mois d’exploitation des offres automatisées, il est apparu que les 600 commerciaux passaient encore 4 à 6 jours par mois à copier-coller des offres commerciales pour créer des présentations PowerPoint. Pour répondre à ce besoin, Osidoc a développé un module permettant de produire automatiquement des présentations PowerPoint à partir des données des offres commerciales.
Extension du périmètre d’autonomisation : après la mise en œuvre d’Osidoc, les équipes métier, MOA (Maîtrise d’Ouvrage), AMOA (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage) et la DSI de BNPP RE ont été en mesure de gérer directement d’autres projets, tels que :
- Génération de baux
- Production des documents contractuels RH
- Création de contrats de tous types (construction, transaction, gestion, location)
- Production de courriers de tous types et pour tous les domaines en back-office
Les résultats
L’intervention d’Osidoc a transformé la production documentaire chez BNPP RE, apportant des bénéfices considérables :
Gain de temps et productivité accrue des commerciaux : les 600 commerciaux, désormais libérés des tâches chronophages de préparation des offres commerciales et de création de présentations PowerPoint, peuvent se concentrer sur leurs missions principales. Cela a permis une meilleure allocation de leur temps et une augmentation significative de leur productivité.
Réduction des erreurs et amélioration de la qualité : Osidoc a éliminé les erreurs dues aux manipulations manuelles et aux copiés-collés. Les documents générés sont cohérents, précis et conformes aux standards de l’entreprise.
Optimisation de l’efficacité opérationnelle : l’intégration d’Osidoc dans le SI a permis une harmonisation des processus éditiques, centralisant la gestion des documents et simplifiant la production de documents complexes. Les équipes internes peuvent désormais gérer directement la création et la maintenance de documents, sans dépendance à des ressources externes.
Démarche d’innovation continue : le projet a occasionné le développement du module PowerPoint démontrant ainsi la capacité d’Osidoc à identifier et à répondre rapidement aux besoins émergents de ses clients. Cette approche collaborative a permis de maximiser la valeur des investissements technologiques pour BNPP RE.
En conclusion, l’intégration d’Osidoc a permis à BNP Paribas Real Estate de rationaliser ses processus documentaires, de libérer du temps commercial et d’améliorer la qualité et la cohérence de ses documents, tout en réduisant les coûts et les erreurs. Cette transformation digitale a positionné BNPP RE comme un leader dans l’efficacité opérationnelle au sein du secteur immobilier.
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